Správa projektů často evokuje představu komplexních, specializovaných nástrojů pro Ganttovy diagramy a alokaci zdrojů. Pro řadu firem, které realizují menší zakázky, interní projekty nebo poskytují služby s jasně definovanými kroky, však může být nasazení takového softwaru nadbytečné. Mnohem efektivnější cestou je využití platformy, kterou již firma zná a denně používá pro komunikaci se zákazníky – CRM systému.
Systém pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) v moderním pojetí již dávno není jen adresářem kontaktů. Slouží jako centrální nervový systém firmy, který dokáže propojit obchodní aktivity s následnou realizací. Podívejme se, jak lze robustní CRM, jakým je Bohemia CRM, využít pro efektivní řízení projektů menšího rozsahu.
Proč CRM místo specializovaného PM nástroje?
Hlavní výhoda spočívá v jednotnosti dat a plynulosti procesů. Projekt často začíná tam, kde končí obchodní fáze – podpisem smlouvy nebo potvrzením objednávky.
Pokud firma používá oddělené systémy (jeden pro obchod, druhý pro projekty), nevyhnutelně dochází ke ztrátám informací, duplicitnímu zadávání dat a komunikačním šumům. Když je projekt řízen přímo v CRM:
-
Obchodník předává zakázku realizačnímu týmu plynule; veškerá historie komunikace, dokumenty a specifické požadavky klienta jsou již v systému založeny.
-
Klient zůstává ve středu dění. Veškeré projektové úkoly, komunikace a milníky jsou přímo navázány na kartu klienta (v modulu Adresář).
-
Nevzniká "datové silo", kde má každý tým svá vlastní data. Vedení firmy má okamžitý přehled o tom, v jaké fázi se nachází obchodní případy i navazující realizace.
Klíčové moduly Bohemia CRM pro projektové řízení
Bohemia CRM ve verzi Professional nabízí sadu nástrojů, které pokrývají základní pilíře projektového řízení.
1. Obchodní případ jako "obal" projektu
V terminologii Bohemia CRM může "Obchodní případ" představovat nejen prodejní příležitost, ale i samotný projekt nebo zakázku. Slouží jako centrální složka, která sdružuje všechny související informace:
-
Základní popis a specifikace projektu.
-
Přiřazený realizační tým a odpovědné osoby.
-
Očekávané datum dokončení a rozpočet.
-
Aktuální stav (fáze) projektu (např. Analýza, Realizace, Testování, Předání).
2. Adresář – Tým a zainteresované strany
Žádný projekt se neobejde bez lidí. Modul Adresář neslouží jen pro evidenci klientů. Umožňuje vést detailní databázi interních zaměstnanců, externích dodavatelů a všech dalších zainteresovaných stran. Ke každému kontaktu lze přiřazovat úkoly, schůzky a sledovat jejich roli v rámci konkrétního projektu (obchodního případu).
3. Plánování – Jádro exekutivy (Úkoly a Kalendář)
Zde probíhá samotné řízení. Modul Plánování je klíčový:
-
Úkoly: Umožňují detailní rozpad projektu na jednotlivé dílčí činnosti. Každý úkol má jasně definovanou odpovědnou osobu (řešitele), termín (deadline), prioritu a popis. Úkoly jsou přímo provázány s konkrétním projektem (obchodním případem) a klientem.
-
Kalendář: Poskytuje vizuální přehled o naplánovaných úkolech, schůzkách a milnících. Uživatelé vidí svou agendu a manažeři mají přehled o vytížení týmu.
4. Dokumenty – Centrální úložiště
Řízení dokumentace je zásadní. Modul Dokumenty umožňuje nahrávat a verzovat veškeré soubory související s projektem – smlouvy, zadávací dokumentaci, grafické návrhy, zápisy z jednání nebo předávací protokoly. Vše je přehledně na jednom místě a propojeno s daným klientem a projektem.
Síla automatizace: Pracovní procesy (Workflow)
Projekty menšího rozsahu se často vyznačují vysokou mírou opakovatelnosti. Ať už jde o implementaci softwaru, marketingovou kampaň nebo onboarding nového klienta, kroky bývají podobné. Zde nastupuje největší přidaná hodnota Bohemia CRM: Pracovní procesy (Workflow).
Tento nástroj umožňuje firmám definovat a automatizovat standardizované postupy. Místo toho, aby manažer musel ručně zadávat každý navazující úkol, systém to udělá za něj.
Příklad z praxe: Standardizovaný projekt "Předání služby klientovi" může mít definované workflow:
-
Stav projektu (Obchodního případu) se změní na "Realizace".
-
Systém automaticky:
-
Vytvoří úkol "Založení klientského účtu" pro IT oddělení (Řešitel A) s termínem D+1.
-
Vytvoří úkol "Úvodní školení klienta" pro Konzultanta (Řešitel B) s termínem D+3.
-
Odešle notifikaci projektovému manažerovi o zahájení realizace.
-
-
Jakmile Řešitel A označí svůj úkol jako "Hotový", systém automaticky informuje Řešitele B, že může zahájit školení.
Využitím pracovních procesů firma zajišťuje dodržování postupů, snižuje chybovost způsobenou lidským faktorem a šetří čas manažerů, kteří nemusí mikromanagementem hlídat každý dílčí krok.
Další podpůrné nástroje
Pro komplexnější řízení lze využít i další moduly:
-
Evidence: Bohemia CRM umožňuje vytvářet vlastní evidence. Pro projektové řízení to může být například evidence odpracovaného času (timesheety), evidence využívaného hardwaru nebo specifických licencí přiřazených k projektu.
-
Analýzy a Reporty: V neposlední řadě je nutné projekty vyhodnocovat. Modul Analýzy umožňuje manažerům sledovat přehledy o stavu projektů, plnění úkolů po termínu nebo vytíženosti jednotlivých pracovníků.
Závěr
Nasazení CRM systému pro řízení projektů menšího rozsahu není kompromisem, ale strategickým rozhodnutím pro sjednocení firemních dat. Přináší transparentnost, plynulost předávání informací mezi obchodem a realizací a díky nástrojům, jako jsou Pracovní procesy v Bohemia CRM, i vysokou míru automatizace. Firma tak získává robustní platformu, která pokrývá celý životní cyklus zákazníka – od prvního kontaktu až po úspěšné dokončení projektu.